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Termine

Kalender, Terminarten, Bestätigungen, Erinnerungen, Selbstbuchung und Buchung ohne Konto.
Termine sind ein Zusatzmodul. Fehlt der Menüpunkt, ist er in Deinem Abo nicht enthalten.

Der Kalender zeigt Woche, Tag oder Monat. Ein Klick auf einen freien Bereich legt einen Termin an, ein Klick auf einen bestehenden öffnet ihn.

In der Seitenleiste steht ein Mini-Kalender: Tage mit Terminen sind markiert, ein Klick springt in den Tag, ein zweiter legt dort einen neuen Termin an.

Einen Termin anlegen

Titel
Was im Kalender steht.
Beginn und Ende
Wird aus der Terminart vorbelegt, lässt sich überschreiben.
Terminart
Setzt Dauer sowie Vor- und Nachbereitungszeit.
Behandler
Wer den Termin hat. Futterio warnt, wenn diese Person im Zeitraum bereits einen Termin hat.
Tier / Halter
Über die Suche nach Tiername oder Halter. Der Halter wird automatisch mitverknüpft.
Ort oder Online-Termin
Bei einem Online-Termin kommt ein Link zum Videogespräch dazu, der in die Bestätigungsmail und den Kalendereintrag mitgeht.
Status
Angefragt · Bestätigt · Storniert · Abgeschlossen · Nicht erschienen
Steuert auch, ob eine Bestätigung verschickt wird.

Terminarten und Puffer

Einstellungen → Terminarten & Buchung. Je Terminart legst Du fest: Name, Dauer, Vorbereitungszeit, Nachbereitungszeit.

Die Puffer blocken den Kalender mit, gehören aber nicht zur Terminlänge. 60 Minuten Beratung mit 15 Minuten Nachbereitung belegen 75 Minuten und heißen trotzdem „60 Minuten". Im Formular steht deshalb beides: die Dauer und was tatsächlich blockiert wird.

Bestätigung und Erinnerung

Ist Terminbestätigung per E-Mail senden gesetzt, bekommt der Halter eine Mail mit Kalendereintrag (.ics) im Anhang. Das setzt voraus, dass ein Tier mit Halter verknüpft ist — ohne Empfänger keine Bestätigung, und das Feld ist dann auch nicht anwählbar.

Erinnerungen laufen automatisch im vereinbarten Vorlauf. Beide nutzen Deine E-Mail-Vorlagen — was dort steht, steht in der Mail.

Selbstbuchung

Ist sie aktiv, sehen Halter im Portal freie Zeiten und buchen selbst. Was frei ist, ergibt sich aus Deinen Sprechzeiten, den Puffern und dem, was schon im Kalender steht. Den Tag wählen sie in einem Monatskalender; Tage ohne freie Zeit sind ausgegraut, und der Kalender öffnet gleich in dem Monat, in dem der nächste freie Termin liegt.

Hast Du Deinen Google-Kalender verbunden, zählen auch dortige Termine als belegt. Ohne diese Verbindung kennt Futterio nur seine eigenen Einträge — und bucht Dich gegebenenfalls in einen Termin hinein, von dem es nichts weiß.

Der Link für Deine Website

Einstellungen → Terminarten & Buchung → Reiter „Buchung". Dort steht Deine Buchungsadresse zum Kopieren, zum Beispiel https://deine-praxis.futterio.de/booking. Die kannst Du auf Deiner eigenen Website verlinken, etwa hinter „Jetzt Kennenlerngespräch buchen".

Ein Link, zwei Wege: Wer schon angemeldet ist, landet sofort in der Buchung. Alle anderen gehen durch die Anmeldung und werden danach weitergeleitet — oder buchen direkt ohne Konto, wenn Du das erlaubst.

Buchung ohne Konto

Standardmäßig braucht jede Buchung ein Konto, weil ein Termin an einem Tier hängt und das Tier an einer Halterin. Für den ersten Kontakt ist das oft zu viel verlangt: Wer nur wissen will, ob es passt, legt sich ungern vorher ein Konto an.

Deshalb kannst Du Deine Buchungsseite für Menschen ohne Konto öffnen. Dafür sind zwei Schalter nötig, und beide stehen anfangs auf aus:

  1. Terminarten & Buchung → Reiter „Buchung" → „Buchung ohne Konto erlauben". Das ist die grundsätzliche Entscheidung.
  2. Je Terminart „Auch ohne Konto buchbar". Damit bestimmst Du, was offen steht. Ein Kennenlerngespräch ja, eine Folgeberatung eher nicht.

Der zweite Schalter ist der wichtigere. Ohne ihn passiert nichts, und das ist Absicht: Du öffnest damit nicht Deinen ganzen Kalender, sondern genau ein Angebot.

Wer ohne Konto bucht, gibt Name, E-Mail und optional Telefon, Tiername und ein Anliegen an. Daraus wird bei Dir eine Person in den Stammdaten angelegt, damit Du weiterarbeiten kannst — ein Konto entsteht dabei nicht.

Buchungen ohne Konto sind immer Anfragen, auch wenn Du sonst „direkt buchen" eingestellt hast. Der Termin blockiert die Zeit sofort, damit ihn niemand doppelt bucht, gilt aber erst als vereinbart, wenn Du ihn bestätigst. Erst mit Deiner Bestätigung geht die E-Mail mit dem Kalendereintrag raus.
Ist der Schalter aus, führt Deine Buchungsadresse weiter wie bisher über die Anmeldung ins Kundenportal. Du musst den Link auf Deiner Website also nicht ändern, wenn Du Dich später anders entscheidest.

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Fragebögen und Anfragen

Erstaufnahme ohne Login, den Fragebogen bauen, Anfragen bearbeiten.

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E-Mail in der Praxis — Konten, Ordner, Vorlagen und Signaturen.